Delingsbazaren v2.0 Beta

FriprogsenteretKunnskapsbazarenGoOpenFriprog TV

Portico Estate

Portico Estate er utviklet av erfarne eiendomsforvaltere for å systematisere og håndtere store mengder med informasjon og kommunikasjon som kreves i dagens moderne eiendomsforvaltning.

Portico Estate er et modulbasert web-grensesnitt med et sentralt felles bygnings- og komponent register som grunnlag for delmoduler.

Programvare Portico Estate
Lisens GPLv2
Utvikler Bergen kommune
Programmeringsspråk PHP, XSLT, YUI
Plattform Unix‚ Linux, Windows

Eiendomsregisteret

Hovedmodulen i Portico Estate er eiendomsregisteret . All annen informasjon, det være seg FDV-dokumentasjon, brukerutstyr, meldinger, prosjekt, arbeidsordre, avtaler etc knyttes til aktuelt nivå i eiendomsregisteret. Objekt innen hvert nivå kan kategoriseres og gis forskjellig status. En av de virkelig unike fordelene med eiendomsregisteret i Portico Estate er fleksibiliteten. Du trenger ikke å ha eiendomsregisteret større med hensyn til mengde informasjon enn du har behov for, eller klarer å holde oppdatert. Hvilke type felt som kan legges til defineres i admin menyen, men de fleste varianter av databasefelt er mulig å legge til.

Menyen i eiendomsregisteret er bygd opp på en trestruktur, som kan skaleres eller skjules helt ved behov. Dermed får du en større skjermflate å vise informasjon i og som tilpasses den enkelte bruker med den informasjon som du har mest bruk for.

Leietaker/bruker kan registreres på det nivå en ønsker i eiendomsregisteret. På de enkelte objekt uansett nivå får man oversikt over om det er knyttet meldinger, prosjekt, arbeidsordre, dokumentasjon til objektet. I eiendomsregisteret registreres ulike typer arealstørrelser (etter kundens behov), bredde,lengde, takhøyde etc på de aktuelle nivå. Type FDV-dokumentasjon eller annen dokumentasjon som kan knyttes til en leverandør bør opprettes i modulen Dokumentasjon.
Etter at databasen er opprettet og registrene bygd tas det ut tabeller til Excel fra databasen for gjennomføring av datafangst.

Helpdesk og meldingssentral

Dette er modulen hvor alle meldinger som vedrører eiendomsforvaltningen samles. Meldingene linkes mot et valgt nivå i eiendomsregisteret og kan også nås fra dette. Egne kategorier og status’er kan defineres og settes på de enkelte meldingene for enklere å få status og oversikt. Brukeren kan velge om han vil se alle meldingene i den gruppen han tilhører eller bare sine egne.
I Systemet kan det defineres hvilke brukere som skal få hvilke meldinger avhengig av kategori på meldingen eller lokalisering. På denne måten kan f.eks alle meldinger som omhandler feil på el.anlegg på sendes direkte til de som har ansvar for å håndtere disse avvikene.

Fra Meldingssentralen kan man velge om man vil :

Fordele meldingen til en annen bruker
Bestille et arbeidsoppdrag eksternt eller internt (overføring til prosjektmodulen)
Arkivere tiltaket/avviket i en egen behovsmodul

Prosjektmodulen

Prosjektmodulen brukes for å gjennomføre planlagte og oppdukkende aktiviteter og tiltak på bygningsmassen. Her opprettes prosjekt som kan bestå av arbeidsordrer /bestillinger til forskjellige leverandører eller interne oppdrag.

Prosjekt kobles til et objekt på det nivå i strukturen man ønsker, det være seg for eksempel på eiendoms-, bygg-, etasje- eller romnivå. Bestillinger kan knyttes til nivå iht bygningsdelstabellen eller utstyr registrert på et objekt. Det kan knyttes dokumentasjon til den enkelte bestilling ved å laste opp aktuell(e) fil(er). En bestilling registreres på en leverandør/entreprenør.

Når varen eller tjenester er levert sender leverandøren/entreprenøren sms som oppgitt i bestillingen. Status oppdateres på den aktuelle bestillingen. Faktura sendes som flatfil til mottak, importeres i systemet og knyttes til tilhørende bestilling. Arbeidsordrer kan lagres som malprosjekter for å effektivisere bestillingen neste gang.

Tiltak eller behov som ikke kan iverksettes umiddelbart, kan samles i en egen oversikt kalt behov. Når man legger til et tiltak i behovslisten så går man igjennom en risiko og sårbarhetsanalyse før tiltaket lagres og man kan får ut en rapport som inneholder prioriterte tiltak basert på Risiko og sårbarhetsanalysen. Vektingen av de ulike elementene kan justeres etter eierens prioriteringer. En poengsum blir gitt for hvert tiltak. Dette gir gode innspill til en vedlikeholdsplan.

Avtalemodulen

Avtalemodulen benyttes for å administrere rammeavtaler med prisbøker, serviceavtaler og utleieavtaler. På alle avtaletypene kan det settes opp alarmer slik at den ansvarlige får email når avtalene skal reforhandles eller sies opp.

Rammeavtaler

Prisbøker som importeres fra leverandørene blir brukt i prosjektmodulen slik at bestillinger kan gjøres direkte fra rammeavtalen med avtalte priser. Man kan ha egne rammeavtaler til forskjellige distrikter eller bydeler, slik at bestilleren kun får tilgang til de riktige avtalene. Oppdatering av priser kan utføres automatisk ved å velge en prisindeks og startdato.

Serviceavtaler

Ulike typer serviceavtaler kan legges inn og administreres. Avtalene kan linkes mot et eller flere objekt i eiendomsregisteret og prisjusteres automatisk ved hjelp av indeksregulering.

Fakturamodul

Fakturamodulen er en modul for import , anvisning og overføring av ferdig konterte data til regnskapssystemet.

Fakturaer kan enten legges inn manuelt eller importeres elektronisk. Flere ulike formater støttes, enten det er tekstfiler, xml-filer, xls-filer eller csv-filer.

Fakturaer som importeres kan automatisk splittes og fordeles til det nivå du definerer i eiendomsregisteret.

Modulen har flere valgmuligheter for å søke etter fakturaer samt for å hente ut ulike former for rapporter.

Data kan også eksporteres direkte til excel for videre behandling der.

Leiemodul for håndtering av innleie og fremleie

Modulen håndterer all aktivitet i forbindelse med et leieforhold slik som kontrakter, oppsigelse av avtaler, budsjett og feilmeldinger.

Det er også utviklet en innsynslønsing hvor enhetsledere kan se sine bygg, registrere og følge opp meldinger om avvik, samt egne leiekontrakter. Denne modulen skal utvides til også å omfatte vedlikeholdsplan og periodisk vedlikehold/HMS f.eks. brannbok oa dokumentasjon.

Bookingmodul

Bookingmodulen er en publisering av ‘bookbare’ ressurser som (i Bergen) administreres av Idrett og kultur.
En kan søke om tildeling – og etter en sakbehandling vil tildelt tid publiseres i kalenderen for ressursen.
Modulen er integrert med pålogging via Altinn – slik at representant for f.eks et idrettslag kan viderefordele treningstider til sine undergrupper.

Integrert med økonomisystem (filoverføring til Agresso)

Bookingmodulen er lagt ut på internett: https://www.bergen.kommune.no/aktivby/

Kontrollmodul

HMS / Internkontroll er organisert i kontroll-områder (f.eks IK Brann) som har kontroll grupper (f.eks Sprinkling) – som igjen har kontrollpunkter.

Definisjon av kontroller knyttet til lokasjon / utstyr er grunnlag for sjekklister som tildeles automatisk ift roller og ansvar.

Registrerte avvik kan grupperes og sendes til helpdesk for sakbehandling/bestilling/verdlikeholdsplan.

Logistikk

Omhandler administrasjon av ‘det som skal til for å levere en tjeneste’.

Scenariet er administrasjon av neste stortingsvalg med tanke på lokaler, personell og utstyr.

SMS-gateway

Støtter sending og mottak av SMS.

I Bergen Kommune brukes utgående SMS for å kommunisere til leietaker at arbeider er bestilt.

Inngående SMS brukes for kvittering av renhold, brøyting, strøing og liknende.

Automatisert brukeradministrasjon

I Bergen er systemet er satt opp med SSO (singel sign on). Når en bruker går inn i systemet sjekkes brukerident mot Bergen Kommune-fellesdata , som inneholder ansvar/organisasjonsdata altså hvem som er leder for hvilken enhet (ansvarssted). Kontrakter er knyttet opp mot økonomisk ansvarssted, og en enhetsleder vil automatisk få tilgang til alle sine kontrakter og tilhørende bygg. Enhetsleder kan igjen delegere sin tilgang videre til 3 medarbeidere. Tilsvarende gjelder for ledere på overordnet nivå, som har ansvar for flere enheter.

Nasjonalt kompetansesenter for fri programvare ASKontakt ossInformasjon om opphavsrettInformation in English